Introduction
Le présent document a pour objet de vous informer de la manière dont la Fondation IDEA asbl traite [1] les données personnelles vous concernant (ci-après « Vos Données ») conformément à la législation applicable aux données à caractère personnel et notamment au Règlement Général sur la Protection des Données [2] (ci-après, le « RGPD »).
Nom et données de contact du responsable du traitement
La Fondation IDEA, constituée sous la forme d’une ASBL, établie et ayant son siège à L-1615 LUXEMBOURG, 7, rue Alcide de Gasperi, est responsable du traitement de Vos Données.
Catégories de données traitées
En fonction des finalités du traitement précisées ci-dessous, la Fondation IDEA asbl traite principalement des :
- données d’identification et de contact : adresse e-mail, nom, salutation, adresse, numéro de téléphone ;
- données liées à la vie professionnelle : titre, fonction, etc. pour la réalisation d’enquêtes économiques ;
- données d’usage : données concernant les préférences que vous avez exprimées en relation avec les informations que la Fondation IDEA asbl vous communique (lien vers l’abonnement à la newsletter) ;
- données techniques : données collectées durant votre visite sur le site de la Fondation IDEA asbl, page visitée, adresse IP, type de navigateur, version de navigateur utilisée ;
- données relatives à votre image et/ou votre voix.
Base de légitimité : Le traitement de Vos Données est réalisé avec votre consentement.
La Fondation IDEA asbl collecte Vos Données directement auprès de vous
Vos Données sont stockées sur la plateforme Mailchimp en ce qui concerne l’envoi des Newsletters. Vous pouvez consulter ICI la politique de confidentialité de Mailchimp. Pour les inscriptions aux événements ou les commandes d’études, vos données sont collectées par formulaire sur notre site internet.
Finalité du traitement : Envoi de la newsletter et de communications de la Fondation IDEA asbl, envoi de documents, communication relative à des évènements pouvant s’appuyer sur des images photos ou vidéo, inscription à des événements, établissement de statistiques anonymisées.
Qui est concerné ? : Personnes ayant manifesté leur volonté de recevoir la newsletter et/ou les autres communications de la Fondation IDEA asbl, participants et intervenants aux évènements et rencontres avec Fondation IDEA asbl.
En tout état de cause, la Fondation IDEA asbl est soucieuse de respecter le principe de minimisation de Vos Données et veille à ce que seules soient traitées les données adéquates et pertinentes au regard de ce qui est nécessaire à la poursuite des finalités déclarées.
Catégories de destinataires des données traitées
Afin d’accomplir les finalités précitées, la fondation IDEA asbl peut être amenée à transférer Vos Données :
- dans le cadre de la gestion des événements et rencontres avec la Fondation IDEA asbl, des données sont transférées aux membres exerçant une fonction interne ;
- à ses sous-traitants réalisant un traitement de données pour son compte, à titre d’exemple, pour l’envoi de la newsletter, des données sont hébergées sur la plateforme Mailchimp.
Durée de conservation
La Fondation IDEA asbl conserve Vos Données aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des finalités du traitement. Les critères utilisés pour déterminer cette durée sont (i) la nature et la sensibilité des Données personnelles ainsi que la finalité du traitement ; (ii) la durée de prescription d’un droit ; (iii) le respect de la loi et de la réglementation en général.
Les Données traitées afin d’adresser des communications et la newsletter sont conservées jusqu’à votre désinscription (opt out) ou jusqu’à la réception d’un message d’erreur concernant la boite e-mail utilisée.
Les données traitées pour votre inscription à un événement organisé par la Fondation IDEA asbl ainsi que pour les commandes d’études sont supprimées dans un délai de 18 mois après la tenue de l’événement ou l’envoi de l’étude.
La Fondation IDEA asbl conserve par ailleurs, les données relatives à la navigation sur son site Fondation-idea.lu. Les données, anonymisées dès réception, sont extraites afin d’établir des statistiques.
Droits des personnes concernées
Vous disposez d’un droit d’accès à Vos Données, d’un droit de rectification en cas d’erreur dans Vos Données ainsi que, sous réserve de justifier des raisons prépondérantes et légitimes prévues au RGPD, d’un droit à la limitation du traitement et d’un droit d’opposition à la collecte de Vos Données. Cependant dans ces deux dernières hypothèses, l’exercice de ce droit n’annihile pas la validité antérieure du traitement.
Vous disposez par ailleurs d’un droit à l’effacement et à la portabilité de Vos données dans les limites prévues par le RGPD.
Lorsque le traitement de Vos Données est basé sur votre consentement, vous disposez du droit de le retirer à tout moment sans porter atteinte à la licéité du traitement réalisé avant ce retrait.
Pour l’exercice de vos droits, vous pouvez vous adresser au Chargé de communication de la Fondation IDEA asbl (info@fondation-idea.lu). Dans l’hypothèse où la Fondation IDEA asbl aurait des doutes raisonnables quant à votre identité lors de l’exercice de vos droits, elle peut demander que lui soient fournies des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer votre identité.
En outre, vous avez à tout moment le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD), à L-4370 BELVAUX, 15, boulevard du Jazz, ou auprès de l’autorité de surveillance compétente de votre Etat de résidence ou du lieu de l’infraction alléguée, si vous estimez que vos droits énoncés ci-avant n’ont pas été respectés.
Sécurité de Vos Données
Les données personnelles recueillies par la Fondation IDEA asbl sont traitées par elle, en qualité de responsable du traitement, dans le respect de la législation sur la protection des données applicable.
La Fondation IDEA asbl s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles nécessaires à la protection de Vos Données.
Traitement de Vos Données lorsque vous postulez à un emploi ou un stage après de la Fondation IDEA asbl
Les données recueillies à l’occasion de l’examen de votre candidature font l’objet d’un traitement informatisé par la Fondation IDEA asbl lui permettant de gérer le processus de recrutement de ses futurs collaborateurs et stagiaires.
• À quoi sert le traitement de Vos Données?
Dans ce contexte, la Fondation IDEA asbl traite Vos Données aux fins :
(i) d’identification et de sélection du candidat (y inclus gestion des entretiens) dans le cadre du processus de recrutement, sur la base de mesures précontractuelles,
(ii) d’évaluation du candidat à occuper le poste, sur la base de mesures précontractuelles ;
(iii) d’accomplir des formalités obligatoires et d’alimenter le dossier administratif des candidats retenus sur la base de mesures pré-contractuelles ;
(iv) de constitution d’une CV-thèque sur la base de l’intérêt légitime de la Fondation IDEA asbl à éventuellement recontacter concernant un autre poste, les candidats écartés du processus de recrutement.
• Quelles catégories de données sont collectées et traitées ?
Pour répondre à ces finalités, Vos Données peuvent être collectées directement auprès de vous ou indirectement via des tiers comme, par exemple, les sites de recrutement.
Seules des informations personnelles strictement nécessaires à l’appréciation de votre capacité à occuper l’emploi proposé ou à la mesure de vos aptitudes professionnelles sont traitées. À cette fin, la Fondation IDEA asbl traite les différents types de données repris dans la liste suivante :
- les données d’identification du candidat (nom, prénom)
- les coordonnées du candidat (adresse, date et lieu de naissance, nationalité, numéro de téléphone, état civil, photo, sexe, …)
- les données liées aux expériences professionnelles du candidat (stages, emplois occupés…)
- les données liées à la formation (diplômes, certifications…)
- sélection du candidat (courriers échangés avec la Chambre de Commerce)
- les résultats de l’évaluation des aptitudes et compétences (résultats de tests de connaissance, de personnalité…)
La non-fourniture de ces données rendra impossible votre participation au processus de recrutement.
Dans le cas où votre candidature serait retenue pour la conclusion d’un contrat, la Fondation IDEA asbl vous demandera des informations et justificatifs nécessaires à l’accomplissement des formalités obligatoires. La transmission de ces informations conditionne la conclusion du contrat de travail pour les candidats retenus. En outre, la communication de certaines catégories d’information et justificatifs (état civil, domicile, numéro de matricule, régularité de séjour, etc.) résulte d’obligations légales pour les candidatures retenues. En conséquence, la non-fourniture de ces données rendra impossible la conclusion du contrat de travail.
• Qui accède à Vos Données recueillies à l’occasion de l’examen de votre candidature ?
Vos Données sont traitées de manière confidentielle par les personnes dûment habilitées, dans la limite de leurs attributions respectives.
Afin d’accomplir les finalités liées au processus de recrutement, la Fondation IDEA asbl peut être amenée, dans la stricte mesure nécessaire et sous réserve de l’existence de garanties contractuelles propres à assurer la sécurité et la confidentialité des données, à transférer Vos Données à un ou plusieurs sous-traitants réalisant un traitement de données en son nom et pour son compte.
En cas d’issue positive au processus de recrutement, afin de finaliser le recrutement, la Fondation IDEA asbl sera amenée à transmettre certaines des informations recueillies aux organismes étatiques informés de votre embauche (notamment Centre Commun de la Sécurité Sociale, Assurance Accident, Administration des contributions…).
• Quelle est la durée de conservation de Vos Données ?
Vos Données sont conservées pendant la durée nécessaire à l’aboutissement du processus de recrutement.
Les données à caractère personnel des candidats retenus seront intégrées dans leur dossier administratif de collaborateur.
La Fondation IDEA asbl conserve les données à caractère personnel des candidats non-retenus dans sa CVthèque pendant une durée n’excédant pas 1 an à partir de la notification de la décision de refus. Vous pouvez cependant vous opposer à la conservation de Vos Données en adressant un e-mail au Chargé de communication de la Fondation IDEA asbl (info@fondation-idea.lu).
• Quels sont vos droits et comment les exercer ?
Pour le surplus, vous disposez des droits énoncés dans la partie « Droits des personnes concernées » ci-dessus.
[1] Un « traitement » de données consiste notamment dans la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation, la modification ou l’utilisation de Vos Données.
[2] Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).
